Consideramos que es fundamental el contar con dicha herramienta funcionando, dado que es esencial contar con un sistema que permita la medición y evaluacion de los trabajos desarrollados.
Contactamos a la empresa y les pedimos que nos indicaran por que era importante contar con una plataforma tecnológica como esta en los comités sistema producto (tanto nacionales como estatales) y en palabras de uno de sus desarrolladores, el Ing . Emilio San Miguel, nos comenta:
ITBM es una empresa que apoya a los comités estatales en el establecimiento de un marco de trabajo común que integre a los distintos actores que participan dentro de los comités estatales, y les permita establecer un sistema de calidad diseñado a la medida de sus necesidades, siguiendo un modelo de madurez de capacidades diseñado por nuestros consultores. Siendo líderes en el mercado con el diseño y desarrollo de herramientas para apoyar estas actividades como lo son OpinaGDS® herramienta de trabajo colaborativo para las sesiones de trabajo participativas y la plataforma de medición del desempeño EJEDS® para el seguimiento y control de actividades. Certificada en la norma de calidad mexicana, MOPROSOFT nivel 2 colaboramos con las organizaciones gubernamentales, de la iniciativa privada y organismos de la sociedad civil con tecnología que mejora la comunicación interna y controla la gestión de los equipos de trabajo.
Plataforma de Gestión EJEDS® es una solución tecnológica mexicana, con más de 15 años de experiencia en el mercado, actualmente implementada en más de 40 empresas de distintos sectores y ramos, la cual incluye:
· El registro y monitoreo de los resultados mes a mes mediante indicadores de gestión, proceso y ejecución además de los compromisos para los planes de mejora
· El estructurado de las actividades de un proyecto, asignando tareas específicas por usuario y/o equipo de trabajo.
· El compendio de los compromisos generados en las reuniones o juntas de trabajo, donde se registran las actividades, fechas y responsables y se crean las minutas de la reunión.
· Captura del Plan Estratégico con sus objetivos estratégicos y de gestión, además del alineamiento de indicadores por objetivo.
· Visualización en un Tablero Estratégico la información relevante que permita al comité la mejor toma de decisiones.
A través de la plataforma tecnológica EjeDS los Beneficios para los diferentes actores son:
Los miembros en general del comité Sistema-Producto:
a) Una solo repositorio de datos donde se puedan centralizar las actividades y documentación generada por el comité para efectos de control y seguimiento de los acuerdos del comité. Utilizando el Módulo de “Control de Documentos del Comité” nos olvidamos del envío de mails masivos con minutas, power points, documentación de proyectos y contratos. La plataforma EjeDS asegura que todos los miembros del comité tengan acceso a la información de manera inmediata y transparente. Sin consecuencias de esperar que el facilitador/responsable del comité envíe el mail desde su computadora, o que pasa si la máquina sufre un percance o un ataque de virus. Todos los archivos del comité están en un servidor centralizado que cumple con rigurosas auditorias de seguridad y respaldos continuos.
b) Resultados automáticos de cómo va el cumplimiento de los acuerdos generados por el comité. En el Módulo de “Juntas y Reuniones“ existe un seguimiento puntual a las minutas y los acuerdos de sesiones pasadas, lo que ayuda a que los miembros visualmente detecten los problemas de cumplimiento que están teniendo y puedan generar planes de acción.
c) Cada miembro del comité está alineado a los objetivos del comité. En el módulo de “Pantalla Única de Compromisos” se despliegan TODAS las actividades que cada miembro del comité tiene pendientes de entregar, y se responden 4 preguntas fundamentales:
a. Qué actividad se tiene que realizar?
b. Quién es el responsable y demás involucrados?
c. Cuándo se tiene que entregar?
d. Cuánto nivel de avance se lleva?
Los facilitadores o responsables técnicos del comité Sistema-Producto:
a) Agiliza de manera significativa el reporte avances de las actividades del comité. La plataforma EjeDS elimina la necesidad de crear Power Point para presentar los resultados. Con el módulo de “Tableros de Control” se presenta la última versión de la información de manera automática, sin necesidad de dedicarle el tiempo a los reportes.
b) Documentación detallada de los proyectos estratégicos del comité, asegurando que todos están comunicados de los avances. Con el módulo de “Proyectos Estratégicos” logramos que todos los responsables visualicen los proyectos que están en ROJO y detecten aquellas actividades que están generando un cuello de botella.
c) Mediante un sistema avanzado de “Notificaciones Electrónicas”. Cada Lunes y Jueves todos los miembros del comité reciben por correo electrónico una lista detalla de las acciones pendientes, su estatus hasta la fecha y equipo de trabajo responsable.
Los representantes del gobierno:
a) La Plataforma EJEDS® permite consolidar la información de todos los Sistema-Producto que la contraten, es decir, permite hacer reportes de los indicadores de gestión de todos los Sistemas-Producto o sólo de uno de ellos, logrando que los usuarios que colaboran en múltiples comités puedan tener la información consolidada.
b) Minimiza de manera considerable la cantidad de tiempo destinado a “Revisión de la información” de cada comité. Con el Módulo de Reportes de Avances, se visualiza la ruta crítica de las actividades y realiza una evaluación del nivel de cumplimiento de cada comité. Ahorrando muchas horas y agilizando la comunicación entre los distintos actores del comité, influenciando directamente en la transparencia de la información.
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